Займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП: в статье пошагово разбираем, как в «1С 8.3 ЗУП» оформить заем сотруднику от включения функциональности и создания договора займа до регистрации выдачи транша и расчета погашения. Вы увидите, где в меню находятся документы «Договор займа сотруднику», «Выдача займа сотруднику» и «Погашение займа сотруднику», а также узнаете, как настроить ежемесячные удержания из зарплаты.

Заем сотруднику в «1С 8.3 ЗУП»

Выдача займа сотруднику – это законная процедура, которая оформляется письменным договором. Работник получает средства на любые цели (беспроцентно или под процент).

Процентную ставку можно установить любую:

• фиксированную годовую;
• плавающую (например, привязанную к ключевой ставке ЦБ РФ).

Когда сотрудник занимает у организации свыше 1 млн рублей, такой заем по ст. 6 ФЗ № 115-ФЗ подпадает под обязательный государственный контроль в рамках валютного и финансового мониторинга.

Беспроцентный заем сотруднику отличается от процентного отсутствием процентной ставки (равна 0), что упрощает расчет погашения: в договоре не рассчитываются проценты и не формируется удержание по процентам из зарплаты. Если не указать процентную ставку 0, то, согласно правоприменительной практике, ставка займа будет считаться из ключевой ставки ЦБ РФ.

ВАЖНО! При беспроцентном займе или если заем получен ниже ставки рефинансирования, у сотрудника может возникать материальная выгода, и в этом случае в договоре нужно указать ставку для расчета материальной выгоды и счет учета НДФЛ, чтобы система автоматически рассчитала налог с материальной выгоды при начислении зарплаты.

Читайте наш материал по теме «Беспроцентный займ работнику в 2026 году: налогообложение».

Материалы по теме Заявление на заем от работника Как заключить договор займа между работодателем и сотрудником

Как провести инвентаризацию расчетов с персоналом? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Выдача займа работнику в «1С:ЗУП»

Выдача и погашение займа сотруднику в «1С:ЗУП» оформляются в несколько последовательных этапов:

Настройка программы

Перед началом работы необходимо убедиться, что в программе включен нужный функционал.

Для этого перейдите в разделе «Настройка» в подраздел «Расчет зарплаты». Нажмите на ссылку «Настройка состава начислений и удержаний». Откройте вкладку «Удержания». Установите флажок напротив пункта «Является займом сотруднику» или «Выдаются займы сотрудникам» (название зависит от конфигурации программы). Нажмите кнопку «Применить и закрыть».

Регистрация договора займа

Для создания условий займа используется специальный документ, который фиксирует сумму, процентную ставку и порядок погашения.

Перейдите в разделе «Выплаты» (или через раздел «Кадры») в «Договоры займа сотрудникам». Второй способ – через раздел «Зарплата» в подразделе «Займы сотрудникам» выбрать документ «Договор займа сотруднику». Нажмите кнопку «Создать». Заполните основные поля документа:

• Дата договора займа.
• Сотрудник – выберите заемщика из справочника.
• Месяц с… – укажите период, начиная с которого будут производиться удержания.
• Срок займа (в месяцах).
• Способ погашения – выберите вариант (например, ежемесячными платежами или единовременно в конце срока). При ежемесячных платежах укажите тип расчета (дифференцированные платежи, аннуитетные платежи, только проценты и основной долг в конце, только основной долг и проценты в конце).
• Способ выдачи (единовременно или несколькими траншами, если заем выдается частями).
• Сумма – введите общую сумму выданного займа.
• Ставка – укажите процент за пользование займом (если заем беспроцентный, поставьте 0 %).
• Если нужна отсрочка, проставьте флажок «Предоставляется отсрочка» и укажите, с какого месяца начинается отсрочка.
• Если нужно начислить материальную выгоду, то укажите ставку и счет учета процентов (прочие внереализационные доходы).

Нажмите «Провести и закрыть».

Материалы по теме Что такое лицевой счет сотрудника по зарплате? Справка 2-НДФЛ 2026 для сотрудников — образец

Статья: Из зала суда: займы, выданные руководителю на фоне отсутствия начислений зарплаты, переквалифицируются в доход. Прочитайте в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Выдача денежных средств

Сам документ «Договор займа» в «ЗУП» не регистрирует факт выплаты денег и не формирует проводок для бухгалтерского учета. При интеграции с «1С:Бухгалтерия» документ может формировать проводки через регламентированные обмены. Если нет интеграции – обеспечить отражение выданной суммы в аналитике по сотруднику.

Внутри созданного договора нажмите на кнопку «Выдать заем». Программа создаст документ «Квитанция на выплату займа» (или «Ведомость в банк/кассу» или «Выдача займа сотруднику» в зависимости от настроек выплаты). В документе указать сумму займа (транш), способ выдачи (наличными или безналичными средствами).

Если заем выдается частями, то каждый транш регистрировать отдельным документом «Выдача займа сотруднику». Провести документ.

Автоматическое погашение (в рамках зарплаты) и расчет материальной выгоды

Расчет ежемесячного платежа, процентов и налога на материальную выгоду (если ставка займа ниже ключевой ставки ЦБ РФ) происходит автоматически при ежемесячном расчете зарплаты.

Для этого перейдите в разделе «Зарплата» в подраздел «Начисление зарплаты и взносов» (или «Начисление зарплаты работникам»). Создайте документ за очередной месяц и нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически произведет расчеты на следующих вкладках:

• На вкладке «Займы» отобразится сумма в счет погашения основного долга и начисленные проценты.
• На вкладке «НДФЛ» (при наличии материальной выгоды) автоматически рассчитается налог на доходы по действующей ставке для физлиц.
• При выплате зарплаты за этот месяц сумма к выдаче сотруднику будет автоматически уменьшена на величину ежемесячного платежа по займу.

Погашение займа в этом случае происходит автоматическим удержанием из зарплаты в соответствии с графиком договора.

Досрочное погашение (вне графика)

Если сотрудник решает внести всю сумму или часть долга наличными в кассу либо переводом на расчетный счет, то перейдите в разделе «Выплаты» в поле «Погашение займов сотрудниками». Нажмите кнопку «Создать». Выберите сотрудника и договор займа. Укажите фактически внесенную сумму долга и процентов. Проведите документ. В следующем месяце программа пересчитает остаток с учетом этой выплаты.

Логика погашения (если в договоре займа не прописано иное):

• сначала погашается основной долг;
• погашение процентов этим документом возможно только после погашения основного долга.

Для проверки остатков формируется отчет «Займы сотрудникам». В меню «Зарплата» откройте подраздел «Отчеты по зарплате», выберите «Займы сотрудникам». Сформируйте отчет. В нем будут отражаться удержанные суммы займа, остаток по договору и график погашения.

Как отражаются в учете операции по предоставлению процентных займов работникам? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

В «1С 8.3 ЗУП» заем сотруднику оформляется через договор займа, выдачу транша документом «Выдача займа сотруднику» и погашение: либо автоматически через удержание из зарплаты, либо отдельно документом «Погашение займа сотруднику». Погашение в рамках зарплаты производится на закладке «Погашение займов» в документе начисления зарплаты, где система автоматически рассчитывает сумму удержания основного долга, процентов и НДФЛ с материальной выгоды. Для контроля остатков и графика погашения используются отчет «Займы сотрудникам» и печатная форма «Отчет о погашении займа», а досрочное погашение вне графика оформляется отдельным документом с указанием суммы и способа поступления средств.

Бухгалтер с опытом работы более 10 лет в добывающей отрасли РФ. Специализация – бухгалтерский и налоговый учёт внеоборотных активов.