С 2020 года сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде (а в ряде случаев — ведутся обязательно). Работодатели, еще не обеспечившие ввод электронных трудкнижек, но планирующие сделать это, обязаны известить нанятый персонал о предстоящих нововведениях. Для этого каждому человеку необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Как это сделать, расскажем далее.

Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек

Сегодня работодателям важно разделять персонал на две категории, так как для части работников электронный формат стал строго обязательным:

1. ЭТК обязательна без вариантов: Для всех сотрудников, которые впервые устроились на работу после 1 января 2021 года. У них нет и не может быть бумажной трудовой книжки. Сведения об их стаже ведутся исключительно в электронном виде (в Социальном фонде России — СФР). Выдавать им уведомления или брать с них заявления о выборе формы книжки не нужно.

2. Право выбора (бумага или ЭТК): Сохраняется только за теми сотрудниками, которые начали трудовую деятельность до 2021 года и при этом сознательно не отказались от бумажного варианта (либо не имели возможности заявить о своем выборе ранее, например, из-за перерыва в стаже). 

Работникам, таким образом, предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки оформляются только в электронном формате.

Теоретически возможно, что в компании только работники, нанятые до 2021 года (имеющие бумажные трудкнижки). Но, как правило, большинство работодателей все же сталкивается с необходимостью ввода электронных трудкнижек.

Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.

Как работодателям обеспечить переход на ЭТК в 2026 году

Общий алгоритм следующий:

1. Актуализировать локальные нормативные акты (ЛНА). Проверьте и обновите правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и другие ЛНА, регламентирующие кадровый учет. В них должно быть четко прописано, что для сотрудников без трудового стажа до 1 января 2021 года сведения ведутся исключительно в электронном виде. При наличии профсоюза обязательно учтите его мнение.

2. Внести изменения в коллективные договоры. Корректировки вносятся в соглашения и коллективные договоры (при их наличии) после согласования с представителями работников.

3. Выявить сотрудников, имеющих право выбора, и вручить им уведомления. Уведомления о праве выбора между бумажной и электронной книжкой вручаются только тем работникам со стажем до 2021 года, которые до сих пор не подавали ни одного из заявлений (например, из-за длительного перерыва в работе).

Важно: сотрудникам, впервые трудоустроенным после 01.01.2021, никаких уведомлений выдавать не нужно — их трудовая ведется только в цифре по закону.

4. Обеспечить техническую готовность к передаче данных в СФР. Убедитесь, что кадровые программы обновлены для корректного формирования единой формы ЕФС-1 (которая заменила старые формы СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ) и отправки ее в Социальный фонд России (СФР). У кадровой службы должна быть действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Уведомление об электронных трудовых книжках – порядок и сроки вручения

Уведомление работников об электронных трудовых книжках (образец приведен в конце статьи) – это письменно оформленный документ, сообщающий работникам о новых положениях трудового законодательства и о праве работника на выбор между бумажным и электронным вариантом ведения трудовой книжки. Унифицированной формы документа не существует, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Итак, уведомление об электронной трудовой книжке необходимо вручить сотрудникам со стажем до 2021 года, которые до сих пор не выбрали формат ее ведения, непосредственно при их трудоустройстве. Такое требование основано на ч. 66 и 66.1 ТК РФ. Сделать это нужно под роспись, так как, если в будущем со стороны работника возникнут какие-либо претензии – работодатель сможет доказать свою правоту. Новым сотрудникам без стажа до 2021 года уведомление не требуется, так как им ЭТК оформляется автоматически.

Уведомление можно вручить двумя способами:

• передать лично в руки (под роспись на втором экземпляре или в специальном журнале);

• отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Второй вариант используется, если сотрудник отсутствует на рабочем месте — находится в длительном отпуске, на больничном, в командировке, декретном отпуске.

Если работник откажется принимать уведомление, работодателю необходимо составить акт об отказе от подписи. Дополнительно можно перестраховать себя и отправить извещение работнику по почте.

Читайте также: Где посмотреть данные электронной трудовой книжки 

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

• наименование документа;

• дату и место составления;

• полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;

• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);

• основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);

• предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;

• подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;

• подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о правилах ведения электронных трудовых книжек работодателем. Оформите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Как правильно составить уведомление об электронных трудовых книжках

Приведем примерную структуру уведомления:

1. В верхней части надо указать полное название организации или ИП, либо составить документ на фирменном бланке. Далее нужно прописать должность, Ф.И.О. получателя, указать полное наименование документа («Уведомление о праве выбора формата ведения сведений о трудовой деятельности»). Затем указывают дату и место составления.

2. Далее идет текстовая часть. Ее можно начать с вежливого обращения к сотруднику. К примеру, «Уважаемая Наталья Ивановна!». Затем необходимо изложить суть законодательства. Логичнее начать с фразы «Уведомляем Вас, что в соответствии со статьями 66 и 66.1 ТК РФ Вы имеете право выбрать способ ведения сведений о Вашей трудовой деятельности…». Документ должен подписать руководитель или ответственное за уведомление должностное лицо.

3. В уведомлении следует указать просьбу к сотруднику определиться с выбором формата трудовой книжки и подать в кадровую службу соответствующее заявление. Конкретный срок законом теперь не ограничен, но заявление стоит попросить предоставить в кратчайшие сроки после трудоустройства. Бланк заявления можно приложить к уведомлению.

Обратите внимание, что если сотрудник не подаст никакого заявления (то есть, по существу, не отреагировав на уведомление, на что у сотрудника есть полное право), работодатель обязан продолжать ведение его бумажной трудовой книжки. Выдавать трудовые на руки, сняв с себя ответственность за их хранение, можно только при наличии письменного заявления работника о переходе на электронный документ.

Образец уведомления об электронных трудовых книжках

Бухгалтер с опытом работы более 10 лет в добывающей отрасли РФ. Специализация – бухгалтерский и налоговый учёт внеоборотных активов.