С 1 сентября 2026 года транспортная накладная используется в электронном виде. Однако, ее цифровой формат столь же информативен, как и бумажный. Рассказываем об особенностях транспортных накладных, которые нужно учитывать в 2026-2027 годах.

Нормативное регулирование и обязательность электронного формата

С 1 сентября 2026 года на территории Российской Федерации вводится безальтернативный порядок оформления перевозочных документов в грузовом автомобильном транспорте. В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, применение бумажной формы транспортной накладной полностью прекращается, за исключением строго определенных законодательством случаев (технические сбои, отсутствие каналов связи на маршруте). Все участники коммерческого документооборота обязаны осуществлять составление, подписание и обмен транспортными накладными исключительно в электронном виде (ЭТрН) через аккредитованных операторов информационных систем.

Транспортная накладная: когда применяется?

Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, такое возможно, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю или для транспортировки привлекается третье лицо (экспедиторская компания-перевозчик). В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.

Применение электронной накладной предписано п. 27 ст. 2 Устава автомобильного транспорта (в ред. Закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Предложен проект новых правил перевозки грузов с учетом новшеств, но новый норматив пока не принят.

Оформлять транспортные накладные на бумаге можно, но только в случаях, приведенных в приказе Минтранса от 01.06.2026 N 262. Например, если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, или если осуществляется перевозка для личных нужд.

Скачать образец бумажной накладной можно ниже:

Скачать

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если данного договора нет, то и накладная не оформляется. Например, такое возможно, когда владелец товара забирает груз собственным транспортом для внутренних нужд, не привлекая стороннего перевозчика.

Электронная составляется по формату, утвержденному приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Данный норматив, пока законом не определено иного, действует бессрочно (приказ от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@).

Важно! До 1 марта 2027 года нормативными актами предусмотрен переходный (адаптационный) период, в течение которого меры административной ответственности за несоблюдение электронного формата ко всем участникам перевозки не применяются. При этом фактическое отсутствие перевозочного документа влечет за собой ответственность в общем порядке. Также следует учитывать, что органы ФНС РФ вправе отказать в признании расходов и налоговых вычетов, если факт коммерческой перевозки подтвержден бумажным носителем без наличия на то законных оснований (форс-мажорных обстоятельств).  

Форма транспортной накладной: основные нюансы

Состав обязательных реквизитов транспортной накладной фактически повторяет тот, что приведен в приложении № 4 к постановлению Правительства от 21.12.2020 № 2200, которое до 1 сентября 2026 года регламентировало бумажную накладну. Перевод документа в цифровой вид, таким образом, не изменил его внутреннюю структуру: ЭТрН содержит 12 разделов. Информация передается в государственную систему ГИС ЭПД в виде строго последовательной цепочки файлов (электронных титулов), подписываемых усиленными и простыми электронными подписями участников.

Среди основных полей и реквизитов формы, обязательных к заполнению в электронном виде, ключевое внимание, таким образом, нужно уделить следующим:

• В разделе 5 в обязательном порядке указываются сведения о маршруте движения и нормативных сроках доставки груза;
• В разделе 7 фиксируются данные о транспортном средстве, включая тип владения (собственность, аренда, лизинг, совместная собственность супругов или безвозмездное пользование);
• Для автомобилей, привлекаемых по договорам аренды или лизинга, обязательно внесение реквизитов соответствующих документов, подтверждающих право владения;
• Раздел 8 «Прием груза» содержит полную информацию о лице, осуществившем погрузку, и фактическом адресе места погрузки;
• При заполнении раздела 12 «Стоимость перевозки» (формируется в виде отдельного финансового титула) электронная накладная приобретает статус первичного учетного документа. В данном случае составление дополнительных актов оказанных услуг не требуется; в разделе отражаются стоимостные показатели, ставки и суммы НДС, а также сведения о полномочных представителях сторон.

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно разъяснили порядок заполнения электронной транспортной накладной. Оформите бесплатный пробный доступ к справочно-правовой системе и ознакомьтесь с документом.

Порядок заполнения и подписания ЭТрН

Стороны договора перевозки последовательно формируют и подписывают установленные ФНС России электронные титулы:

1. Титул грузоотправителя (Т1): Включает сведения о грузоотправителе, заказчике (разделы 1 и 1а: наименование, ИНН, адрес, телефон), грузополучателе (раздел 2) и параметры груза (раздел 3: вес, наименование, места). Подписывается УКЭП ответственного лица отправителя.
2. Титул погрузки перевозчика (Т2): Соответствует разделу 8 («Прием груза»). Формируется в момент фактического приема материальных ценностей к перевозке. Допускается подписание водителем с использованием простой электронной подписи (ПЭП) или через единый сервис «Госключ».
3. Титул грузополучателя (Т3): Заменяет бумажный раздел 10 («Выдача груза»). Заполняется принимающей стороной по факту прибытия груза в пункт назначения.
4. Титул разгрузки перевозчика (Т4): Завершает цикл перевозки и подписывается перевозчиком (водителем) после передачи груза получателю.

Что учесть: наличие бумажных экземпляров документов в кабине транспортного средства более не требуется. Для проверки сведений сотрудниками ГИБДД или Ространснадзора водитель обязан предъявить динамический QR-код, сформированный в интерфейсе оператора ИС ЭПД. Контролирующие лица осуществляют считывание кода и автоматический запрос данных из федеральной базы ГИС ЭПД.

Если товар перевозится на нескольких транспортных средствах, электронная накладная оформляется отдельно на каждый автомобиль.

Бланк по теме: Образец заполнения ЭТрН в 2026 году Посмотреть Скачать

Итоги

• С 1 сентября 2026 года применение электронной транспортной накладной является обязательным для всех участников коммерческого оборота.
• Цифровая форма полностью дублирует 12 разделов бумажного аналога, распределяя их по XML-титулам.
• ЭТрН может быть использована в качестве первичного документа для целей бухгалтерского и налогового учета (при заполнении финансового блока полей).
• Регистрация и передача данных в ГИС ЭПД осуществляются через сертифицированных операторов в нормативный срок, не превышающий 10 минут с момента подписания.