Справку о полученных доходах работники запрашивают не только для налоговой инспекции при получении вычета (не через свой личный кабинет на сайте ФНС, а по старинке), но и в соцзащиту, для банков и других организаций и ведомств. При этом оформляются разные справки. Как заполнить 2-НДФЛ — 2026 для сотрудников, рассказано ниже в статье.

Форма 2-НДФЛ 2026 года для сотрудников

С 2021 г. справки о доходах больше не передаются отдельными документами в ИФНС. Они перестали считаться самостоятельной отчетностью и включены в состав только годовой формы 6-НДФЛ. Но сотрудникам, в т.ч. бывшим, по их запросу работодатель обязан выдать заполненный документ в 3-дневный срок (ст. 62 ТК РФ). При увольнении справку получают в день расчета.

Однако, обратите внимание на то, что:

1. Если работнику нужна справка о доходах для получения вычета по НДФЛ, то ему нужно выдать справку по установленной форме (форма справки 2-НДФЛ — 2026 для сотрудников утверждена Приложением № 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649, в ред. от 09.01.2024). То есть в этом случае придется использовать отдельный бланк.

2. Если же справка о доходах нужна сотруднику для банка, получения субсидий по ЖКХ и др., то в этом случае нужно выдать справку в произвольной форме, в которой доход надо отразить по начислению в бухучете, т.е. так, как он указывается в Персонифицированных сведениях о физлицах.

Бланк 2-НДФЛ для сотрудника, применяемый в 2026 г., можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Бланк по теме: Справка о доходах и суммах НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ) в 2026 году Посмотреть Скачать

Как заполнить справку 2-НДФЛ сотруднику в 2026 году

Работодатель сначала заполняет данные по организации:

• ОКТМО;
• телефон;
• ИНН и КПП;
• наименование.

Если прошла реорганизация, то ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании. При ликвидации компании также указывается соответствующий код.

Затем указываются данные физлица, получающего справку:

• фамилия, имя, отчество;
• статус — например, налоговый резидент РФ (код «1») или нет (код «2»);
• дата рождения;
• код страны гражданства (643 — для России);
• код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный — паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.

После чего в форме 2-НДФЛ 2026 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:

• кодов;
• периодов получения (выплаты).

Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, а для вычетов — из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (в ред. от 18.10.2024).

4 раздел 2-НДФЛ для сотрудника в 2026 году предназначен, как и прежде, для стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые записываются одной суммой за весь период. А в 5 разделе указываются итоговые суммы (дохода и по налогу).

Раздел 6 справки заполняют о суммах дохода, с которого не удержан НДФЛ, и сумме неудержанного налога (при наличии).

Подписывает документ уполномоченный представитель компании, Ф. И. О. которого расшифровывается. При наличии печати на 2-НДФЛ для сотрудника в 2026 году ставится ее оттиск.

Справка 2-НДФЛ 2026 для сотрудников — образец заполнения

По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ.

Причем, с 2025 года введена пятиступенчатая шкала по НДФЛ (13%, 15%, 18%, 20%, 22%). Ставка НДФЛ зависит от размера основного дохода работника.

Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. После распечатки бланка для заполнения можно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил.

Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, а налог — в целых рублях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.

Чтобы нагляднее показать, как работодателю составить справку по запросу работника (для получения им вычета по НДФЛ), эксперты «КонсультантПлюс» привели числовой пример с конкретными суммами.

Пример от экспертов «КонсультантПлюс»:

В январе — июне Сергеев А.А., работая в ООО «Альфа», получил следующие доходы: январь — 22 000 руб. (зарплата); февраль — 22 000 руб. (зарплата);

март — 22 000 руб. (зарплата); апрель — 22 000 руб. (зарплата);

май — 42 000 руб. (зарплата 22 000 руб. + отпускные 20 000 руб.); июнь — 2 000 руб. (зарплата). Всего: 132 000 руб. За каждый из этих месяцев ООО «Альфа» предоставило Сергееву А. А. стандартный вычет на первого ребенка (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе «КонсультантПлюс» и бесплатно скачайте образец справки 2-НДФЛ.

Скачать образец справки 2-НДФЛ в «КонсультантПлюс»  

А как выглядит справка о доходах работника в свободной форме, можно посмотреть здесь. Именно эту справку выдают сотруднику в иных ситуациях: для соцзащиты, банка и др.

Итоги

Работодатели выдают работникам разные справки о доходах (в зависимости от целей ее получения сотрудником). С 2021 года сведения из формы 2-НДФЛ передаются в ФНС в составе годовой формы 6-НДФЛ.