Под бронированием понимают заказ номера или места в гостинице для проживания. С предварительного бронирования, как правило, начинается взаимодействие любого гостя с персоналом отеля. Администрация отеля может определять различные правила и особенности бронирования, основные из которых будут рассмотрены в рамках данного материала.

Бронирование номеров – что это такое

Что такое бронирование номеров, поясняет п. 2 Правил предоставления гостиничных услуг, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2025 № 1912:

Бронирование – закрепление за потребителем номера (отдельного места в многоместном номере), отдельного здания (части здания), строения, сооружения или оборудованной благоустроенной площадки кемпинга для размещения на ней палатки или средства передвижения, приспособленного для проживания (далее — площадка кемпинга), на условиях, определенных заявкой заказчика (потребителя) (далее — заявка), и подтверждение этой заявки со стороны исполнителя

Итак, бронирование подразумевает, что гостя будет ждать номер или место в номере. Причем, какой именно номер и место, даты заселения и выезда устанавливают заявка заказчика и ответ гостиницы на заявку.

Условия бронирования

П.16 Правил оказания гостиничных услуг предусматривают бронирование на следующих условиях:

1. гость может опоздать на сутки – все это время номер будет его ожидать, однако за простой придется заплатить, причем вне зависимости от того – приехал гость в конце концов или нет;
2. при отказе гостя от бронирования до дня заезда отель, гостиница возвращают ему полностью предоплату за гостиничные услуги.

Оформление бронирования

Оформить бронирование можно одним из двух способов:

• либо через подписание договора на бронирование обеими сторонами (отелем и гостем), на бумаге или через электронную почту;
• либо путем отправки заявки и встречной отправки подтверждения исполнителем. В подтверждении исполнителя можно прописать, что договор бронирования считается заключенным только после внесения гостем оплаты за бронь.

Бланк по теме: Заявка на бронирование гостиницы Посмотреть Скачать

Оплата бронирования

Если гость опаздывает, сотрудники отеля все равно возьмут плату за фактический простой места (но не более суток). Если клиент опаздывает на большее время, его бронь аннулируется. При отказе оплаты брони гостю может быть предложено размещение в порядке очереди (в том случае, если свободные номера есть в принципе).

При бронировании гостю может быть предложено заранее полностью оплатить размещение или внести частичную предоплату. Бронирование также может гарантироваться:

• кредитной картой;
• компанией, которая работает с гостиницей по своему договору;
• специальным ваучером.

Способы гарантированного бронирования

Способы гарантированного бронирования сегодня не регулируются законодательством. Они работают так, как это удобно для сторон гостиничной услуги — отеля и гостя.

Гарантированное бронирование с предоплатой

Предварительную оплату за весь срок проживания чаще всего вносят при помощи банковского перевода по счету. При бронировании гостиницы с предварительным платежом, аще всего происходит полная оплата всего периода проживания в отеле, которая может быть произведена как безналичным переводом, так и наличными средствами.

Бронирование с помощью кредитной карты

Бронирование, которое подтверждается при помощи кредитной карты, чаще всего характеризуется оплатой определенной неустойки в случае неявки гостя. В политике страхования отелей именно так участвуют многие крупные платежные системы. Обычно данная сумма представляет собой стоимость одного дня проживания. При бронировании проживания в течение определенного периода времени, предоплата может быть внесена в большем размере.

Гарантированная бронь по гарантии компании

При гарантии брони на проживание сотрудника компанией она несет полную финансовую ответственность на условиях действующего договора. Иногда в таких случаях составляется специальное гарантийное письмо от организации.

Гарантия посредством ваучера обычно используется при посредничестве туристических агентств. Ваучер в данном контексте выступает свидетельством об оплате размещения через посредника и гарантией соответствующей оплаты размещения в отеле от агентства. 

Однако ситуация с прибытием гостя может складываться различным образом, поэтому при наличии возможности есть вариант перевода негарантированного бронирования в гарантированное при наличии такой возможности.

Сверхбронирование

Сверхбронирование — это мера, направленная руководством отеля на полную продажу номерного фонда. Заключается в том, что заказы на бронирование продолжают приниматься даже в том случае, если уже забронированы все места. Иногда администрация отелей идет на это, даже несмотря на строгие запреты и штрафные санкции за отказ клиенту от гарантированного бронирования. Понять логику просто: отели не хотят упускать возможную прибыль, поэтому и идут на риск. Чтобы эффективно управлять системой сверхбронирования, важно проводить исследования по конкретным типам номеров и клиентов, собирать статистику по неявкам. И на основе этих данных уже прогнозировать, в каких случаях можно проводить бронирование сверх нормы, а в каких — нет.

Алгоритм бронирования

Порядок действий при бронировании состоит из подачи заявки, подтверждения брони гостиницей, заключения договора. Кроме того, в системе бронирования предусматриваются отмены юрони в связи с отказом гостя, его незаселением вовремя и т.п.

Подача заявки на бронирование

Заказчик (физическое лицо-потребитель или юридическое лицо) направляет исполнителю заявку на бронирование. В заявке определяются существенные условия: даты заезда и выезда, категория номера, количество гостей и иные параметры.

Подтверждение бронирования отелем

Исполнитель (гостиница) при наличии свободного номера, соответствующего заявке, подтверждает бронирование. С этого момента договор считается заключённым на условиях заявки и подтверждения.

Заключение договора на услуги отеля

Услуги предоставляются на основании договора в письменной форме. Договор должен содержать обязательные сведения:

• данные исполнителя (наименование, ОГРН, ИНН);

• данные заказчика (ФИО, документ, удостоверяющий личность);

• уникальный номер реестровой записи средства размещения в реестре классифицированных средств размещения;

• сведения о предоставляемом номере (категория, цена, площадь);

• время заезда и выезда (расчётный час);

• условия и сроки отмены бронирования, а также порядок возврата денежных средств.

Заселение гостя по брони

Заселение осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт, загранпаспорт, временное удостоверение, водительское удостоверение). Также возможна идентификация через

• биометрию,
• мобильное приложение «Госуслуги»
• или, в крупных отелях, мессенджер MAX (с 1 апреля 2026 года).

Отмена бронирования и финансовые последствия

• Отказ до дня заезда: исполнитель обязан вернуть полную стоимость бронирования.

• Несвоевременный отказ, опоздание или незаезд: с потребителя удерживается плата за номер, но не более чем за одни сутки.

Каналы получения заявок на бронь

Отели получают заявки различными путями.

Во-первых, заявки приходят непосредственно от клиентов в отель: по телефону, почте, с помощью формы бронирования на сайте отеля.

Во-вторых, заявки приходят через посредничество централизованных систем бронирования (сейчас на этом рынке в России активны ЯндексПутешествия, Отелло, Островок). Плюс доступа к централизованным системам бронирования в том, что у систем бронирования посещаемые «раскрученные» сайты, на страницу определенного отеля соответствующего параметрам заданным гостем просто и быстро можно попасть.

Программы бронирования для отелей

Резервирование номера совершается сотрудником отеля либо в специальном сервисе, либо просто в таблице эксель (подойдет для небольших отелей).

Бланк по теме: Шахматка для бронирования в отеле Посмотреть Скачать

Среди популярных сегодня сервисов:

• Контур.Отель,
• 1С:Предприятие. Отель,
• Эдельвейс,
• МаксиБукинг (сервис бронирования и программа для отелей на одной платформе).

Естьи бесплатные программы бронирования, однако они в основном находятся в «облаке», управлтяь ими приходится олнлайн, что вызывает сомнения  в безопасности для персональных данных гостей. Пример бесплатной программы: https://bpop.ru. 

Аннулирование бронирования

При аннулировании бронирования клиенту направляется квитанция, в которой фиксируются номер отмены бронирования и характеристики отмененной брони.

Такая квитанция с подписью клиента является основанием для аннулирования бронирования и связанных с этой процедурой расчетов.