Компенсация отпуска в 6-НДФЛ показывается в разделе 2 (в составе совокупных выплат в пользу физлиц и отдельно) и в разделе 1 (совокупно и обособленно от других выплат). Рассмотрим, как правильно заполнить отчет, если в отчетном периоде были компенсационные выплаты.

Как отразить компенсацию отпуска в 6-НДФЛ

Компенсация за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ в 2025 году показывается в соответствии с Правилами заполнения расчета. Они утверждены приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. от 09.01.2024).

Доход налогоплательщика в виде отпускной компенсации появляется в момент выплаты средств в кассе или перевода их на банковскую карту получателя. НДФЛ удерживается в этот же день. Налог должен быть перечислен в бюджет:

• не позднее 28-го числа текущего месяца — если он был начислен и удержан в период с 1-го по 22-е число этого месяца;
• до 5-го числа следующего месяца — когда НДФЛ был исчислен и удержан в период с 23-го числа по последнее число текущего месяца;
• не позднее последнего рабочего дня текущего года — если налог был начислен и удержан в период с 23-го по 31-е декабря.

В расчете 6-НДФЛ отражается только выплаченная компенсация отпускных. Компенсационную выплату, которая начислена, но не выплачена, указывать не надо.

НДФЛ, исчисленный и удержанный с отпускной компенсации, показывается в 6-НДФЛ как совокупно в составе общей суммы начисленного и удержанного налога, так и в отдельной строке (в зависимости от периода удержания).

Как отразить в расчете 6-НДФЛ выплаты при увольнении, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Рассмотрим отражение компенсации на примерах.

Заполнение 6-НДФЛ — компенсация за отпуск при увольнении

Выплаченная заработная плата работника (аванс + окончательный расчет) в январе-апреле составляла 200 000 руб. (по 50 000 руб. ежемесячно). Работник увольняется 19.05.2025. Сумма расчета составила 43 800 руб. плюс компенсация неиспользованного отпуска (22 950 руб.). Налоговые вычеты не применялись.

В разделе 2 полугодового 6-НДФЛ будет отражена выплаченная зарплата по всем работникам с начала года и за последние три месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). Также, нужно будет внести данные по увольняемому работнику, в том числе расчет при увольнении и компенсацию за отпуск.

При заполнении раздела 2 Расчета за полугодие доходы работника и НДФЛ будут включены в следующие строки:

• строка 120 — 266 750 руб. (200 000 руб + 43 800 руб. + 22 950 руб.);

• строка 140 — 34 678 руб. (266 750 руб. х 13%/100%), исчисленная сумма НДФЛ с доходов работника;

• строка 160 — 34 678 руб., удержанный налог;

• строка 163 — 8 678 руб. = (43 800 руб. + 22 950 руб.) х 13%/100%, удержанный 19.05.2025 налог с расчета и отпускной компенсации.

В стр. 020 раздела 1 будет указана вся сумма удержанного НДФЛ с начала года по всем работника, включая и НДФЛ с расчета и компенсации неиспользованного отпуска (34 678 руб.).

ВНИМАНИЕ! Срок перечисления НДФЛ в нашем случае — третий, так как НДФЛ с расчета при увольнении и компенсации за отпуск был удержан 19.05.2025, то есть в период с 1-го по 22-е мая 2025 г. Именно его нужно включить в расчете по форме 6-НДФЛ в:

• строку 023 (по аналогии со строкой 163) — 8 678 руб. = (43 800 руб. + 22 950 руб.) х 13%/100%, сумма НДФЛ, удержанная 19.05.2025.

Заполнение 6-НДФЛ — компенсация за неиспользованный отпуск работающему сотруднику

Выплаченная зарплата работника за январь-май 2025 г. составила 250 000 руб. 18 июня (18.06.2025) одновременно с зарплатой за первую половину июня (с авансом) работнику, продолжающему трудиться в компании, выплачена компенсация за дополнительный отпуск, при одновременном использовании основной части отпуска. То есть, работнику выплачены аванс на 20 000 руб., отпускные за основной отпуск до 07.07.2025 (24 000 руб.) и компенсация вместо использования дополнительного отпуска (13 000 руб.).

В раздел 2 полугодового расчета 6-НДФЛ будут включены следующие суммы по работнику — отпускнику:

• строка 120 — 307 000 руб., сумма дохода с начала года (250 000 руб. + 20 000 руб. + 24 000 руб. + 13 000 руб.);

• строка 140 — 39 910 руб., исчисленный налог, то есть 13% от 307 000 руб.;

• строка 160 — 39 910 руб., НДФЛ удержанный;

• строка 165 — 7 410 руб., сумма налога, состоящая из НДФЛ, удержанного с аванса, с компенсации допотпуска и с отпускных: 2 600 руб. (20 000 руб. х 13%/100%) + 1 690 руб. (13 000 руб. х 13%/100%) + 3 120 руб. (24 000 руб. х 13%/100%).

В разделе 1 НДФЛ показывается со всех выплат всем работникам, в том числе с аванса, компенсации допотпуска, выплаченной взамен отдыха, и отпускных:

1. Налог с зарплаты и иных выплат — по строке 020 (то есть в составе общей суммы НДФЛ за полугодие 2025 г., в которую включаются и 39 910 руб. удержанного налога по данному работнику).
2. НДФЛ, удержанный в том числе с аванса, с компенсации дополнительного отпуска и с отпускных — по стр. 025.

Аванс, компенсация допотпуска в 6-НДФЛ и отпускные за основную часть отпуска отразятся в строке 025 раздела 1, потому что НДФЛ с этих выплат был удержан 18.06.2025, то есть в период с 1-го по 22-е июня 2025 г.

В стр. 025 нужно добавить сумму налога в 7 410 руб., состоящую из НДФЛ:

• 2 600 руб. (20 000 руб. х 13%/100%) — удержанный НДФЛ с выплаты отпускнику аванса за первую половину июня;
• 1 690 руб. (13 000 руб. х 13%/100%:) — удержанный налог с компенсации дополнительного отпуска работнику;
• 3 120 руб. (24 000 руб. х 13%/100%) — размер удержанного НДФЛ с отпускных работнику.

Итоги

Компенсация за неиспользованный отпуск отражается в первом и во втором разделах 6-НДФЛ. Как это делается, рассказано выше в статье.